Etika yang Harus Dijaga Ketika Rapat di Kantor

 

Setiap pembicara maupun peserta tentunya mereka harus bisa menjaga etika dan kesopanan selama rapat di kantor. Hal ini penting agar semua karyawan maupun bos yang mengikuti rapat merasa nyaman. Di lain sisi, pertemuan penting ini juga bisa berjalan dengan lancar. Dikutip dari Boldsky, berikut ini etika dalam rapat untuk pembicara dan peserta yang perlu dijaga.

1. Ketika Menjadi Pembicara

- Pastikan bahwa semua orang penting yang diundang. Periksa kembali dan konfirmasi terlebih dahulu apakah mereka semua sudah menerima undangan dan akan hadir atau tidak.

- Tentukan posisi dimana Anda akan duduk. Pastikan bahwa Anda memilih posisi yang tepat, sehingga dapat berinteraksi dengan semua peserta. Hindari posisi yang membelakangi peserta rapat.

- Kumpulkan dokumen penting, menganalisis data, menyimpan segala sesuatu dalam sebuah file di komputer harus dilakukan setidaknya satu minggu sebelum rapat. Dengan begitu Anda bisa menguasai materi yang akan dipresentasikan.

- Ingat tujuan utama dari apa yang akan Anda sampaikan. Buatlah ringkasan apa saja yang akan Anda katakan agar lebih mudah saat presentasi.

- Jangan terganggu ketika menangani atau menghadapi peserta. Tetap fokus untuk mendapatkan hasil terbaik dari pertemuan tersebut.

- Setelah selesai presentasi, berilah waktu untuk sesi tanya jawab kepada peserta. Anda juga bisa menanyakan kepada mereka apakah mereka puas atau tidak dengan apa yang sudah disampaikan.

2. Bila Anda Menjadi Peserta

- Pastikan bahwa Anda mengenakan pakaian yang sesuai dan cocok dengan suasana rapat.

- Mengetahui tujuan dari pertemuan rapat dan pembahasan yang akan dibicarakan.

- Akan lebih baik bila Anda hadir 10 menit lebih awal menjelang waktu rapat. Jika Anda datang terlambat, jangan sampai berisik dan mengganggu jalannya rapat.

- Sebaiknya matikan ponsel Anda selama pertemuan atau di silent. Hal ini penting agar tidak mengganggu konsentrasi Anda dan peserta lainnya.

- Jangan memotong pembicaraan si pembicara. Biarkan ia menyelesaikan pembicaraannya terlebih dahulu. Memotong pembicaraan adalah sikap yang tidak baik.

- Jika Anda tidak setuju dengan suatu pendapat, jangan emosi. Ekspresikan pendapat Anda dengan cara yang sopan dan elegan.